On-Line Savetovalište

OSNOVI EFIKASNOG FINANSIJSKOG UPRAVLJANJA U NVO

Danko Ćosić

Svim organizacijama je neophodan novac – svi imamo račune koje moramo da platimo. Posle ljudskih, finansijski resursi predstavljaju najvažniji preduslov postojanja jedne NVO. Upravo zato je i toliko važno njima efikasno upravljati.

Efikasno upravljanje finansijskim resursima pre svega znači uspostavljanje jasnih i preciznih pravila/procedura koje uređuju planiranje sredstava/budžetiranje internu finansijsku kontrolu, finansijsko izveštavanje i arhiviranje.

A. Planiranje sredstava/Budžetiranje

Da bismo mogli da znamo koja su nam sredstva neophodna da bi smo mogli da izvodimo svoje aktivnosti, ali i da pokrivamo naše administrativne i druge troškove, važno je da pripremimo precizne i kompletne budžete, odnosno dobro planiramo sredstva koja su nam potrebna.

Efikasno finansijsko upravljanje podrazumeva da su preduzeti sledeći koraci:

Budžeti su pripremljeni da precizno iskažu administrativne troškove i sve naknade zaposlenima, za tekuću godinu.
Budžeti su pripremljeni tako da precizno i u potpunosti iskazuju troškove neophodne za realizaciju planiranih aktivnosti.
Budžeti projekata se pripremaju tako da obavezno osim direktnih projektnih troškova uključuju i tzv. indirektne troškove – troškove neophodne za administrativno upravljanje projektom i organizacijom.
Godišnji budžet se predlaže i budžet odobrava Upravni odbor odbor organizacije.
Budžeti projekata se predlažu i njih odobrava za to posebno ovlašćeno lice u organizaciji (izvršni direktor, direktor programa, finansijski direktor ...)

B. Interna finansjska kontrola

Dobro uspostavljen sistem interne finsansijske kontrole, koji se zasniva na razumljivim i svim zaposlenima lako dostupnim procedurama, garantuje da će se sredstva trošiti namenski i da neće doći do zloupotrebe. Osim toga, dobro dizajniran sistem interne finansijske kontrole može poslužiti i kao osnova efikasnog planiranja sredstva/budžetiranja ukoliko periodično praćenje ostvarivanja budžeta iskoristimo u procesu planiranja troškova za vremenski period koji sledi (budžeti se najčešće planiraju na godišnjem nivou, ali se planiraju i pojedinačno, za projekte).

Mehanizmi interne finansijske kontrole podrazumevaju pisane finansijske procedure i moraju biti prilagođeni svakoj organizaciji pojedinačno. Naravno, postoje i neki zajednički elelmenti koji se moraju ugraditi u svaki mehanizam bez obzira na organizaciju – oni uključuju:

Otvaranje bankovnog računa na ime organizacije i uspostavljanje „blagajne“ za novac koji se čuva u gotovini.
Osiguravanje da je svaki trošak propisano autorizovan – u svakoj organizaciji mora postojati osoba koja je ovlašćena da autorizuje svaki trošak koji organizacija čini u svom radu (najbolje bi bilo da za to postoje pisana pravila).
Troškovi su isklučivo oni koji su prethodno planirani/budžetirani. Za svaki trošak koji je različit od budžetiranog potrebno je posebno ovlašćenje osobe ovlašćene za autorizaciju troškova.
Finansijske odgovornosti unutar organizacije su podeljene izmedju najmanje dve različite osobe u organizaciji (npr. izmedju izvršnog i finansijskog direktora).
Periodično praćenje (mesečno ili tromesečno) koliko novca je potrošeno i u koje svrhe.
Periodično sravnjivanje stvarnog stanja na računu u banci i finansijskog stanja prema izveštajima koji se pripremaju za odgovarajući vremenski period (ova kontrola je veoma značajna zato što pokazje da su zavedeni troškovi i izveštaji koji se na njima baziraju tačni).
Sve pripremljenje finansijske izveštaje autorizuje lice ovlašćeno za autorizaciju troškova.
Sva imovina organizacije je uredno zavedena u registru osnovnih sredstava koji se usklađuje sa stvarnim stanjem jednom godišnje.

C. Finansijsko izveštavanje

Finansijski izveštaji predstavljaju usaglašavanje/sravnjivanje prihoda i rashoda tokom određenog vremenskog perioda za koji se pripremaju. Njihova najvažnija namena je da pruži informacije:

O finansijskom položaju same organizacije, kao i
O upešnosti organizacije u radu i poslovanju.

Postoji veliki broj različitih tipova izvestaja, s obzirom na to u kom formatu se vode troškovi, koju vrstu troška pokazju, za koga se pripremaju ...

Budući da se rukovodioci organizacije i njeni donatori oslanjaju na finansijske izveštaje da bi razumeli finansijsko stanje jedne organitacije, vrlo je važno da organizacija sama uspostavi sistem internog i eksternog finansijskog izveštavanja koji se naslanja na odgovarajuća pisana pravila i procedure.

Rukovodiocima organizacije su izveštaji potrebni da bi ustanovili koliko novca je potrošeno i u koje namene i da li ima dovoljno novca da se plate računi i isplate zarade za sledeći mesec.

Donatorima su izveštaji potrebni da bi mogli da nadgledaju trošenje sredstava koje su donirali, odnosno upotrebu njihovih sredstava – oni mogu i obustaviti finansiranje ukoliko ne dobiju odgovarajuće izveštaje.

Osim toga, postoji i obaveza finansijskog izveštavanja prema državi koja se sastoji, prema važećim propisima, u:

Mesečnom podnošenju izveštaja nadležnoj poreskoj upravi o izvršenim isplatama zarada, honorara i ostalih naknada fizičkim licima (obrazac OPJ 1-8);
Mesečnom izveštavanju fondu PIO o obračunatim i isplaćenim socijalnim doprinosima na zarade i na druge isplate fizičkim licima (obrazac M-UN);
Tromesečnom podnošenju izveštaja nadležnoj poreskoj upravi o obračunatom i plaćenom porezu na dodatu vrednost (PDV) (obrazac EPPDV);
Godišnjem izveštavanju nadležne poreske uprave o svim izvršenim isplatama naknada fizičkim licima i obračunatim i isplaćenim porezima i socijalnim doprinosima (obrazac PPP);
Podnošenju godišnjeg finansijskog izveštaja Narodnoj Banci Srbije (bilans uspeha i bilans stanja);
Podnošenju godišnjeg poreskog bilansa i poreske prijave poreskoj upravi (obrazac PBN i poreska prijava PDN); kao i
Podnošenju godišnjeg izveštaja o isplaćenim zaradama i socijalnim doprinosima fondu PIO (obrazac M4).

D. Arhiviranje

Osnova dobrog planiranja sredstava, efikasne interne finansijske kontrole i tačnih finansijskih izveštaja se baziraju na dobro ustanovljenom sistemu arhiviranja, odnosno čuvanja neophodne dokumentacije. To znači da su svi ugovori i prateća dokumenta vezana za prihode organizacije, kao i finansijska dokumentacija za izvršena plaćanja i ostale troškove (priznanice, računi, obračuni, itd.), sačuvana na jednom mestu.

Dobro formirana arhiva dokazuje da su se sve transakcije zaista i dogodile. Dobro formirana arhiva organizacije predstavlja osnov „finasijske odgovornosti organizacije“.

Dobro formirana arhiva organizacije podrazumeva:

Da su odgovarajuća finansijska dokumenta u kojima su iskazani prihodi, lako dostupna tokom tekuće finansijske godine.
Da su odgovarajuća finansijska dokumenta u kojima su iskazani rashodi, lako dostupna tokom tekuće finansijske godine.
Da su sve finansijske transakcije zavedene na odgovarajući način u odgovarajućim partijama.
Da su dokumenta tako sortirana da su uvek lako dostupna kada je to neophodno.
Da su stanja za sve bankovne račune uredno i po vremenskim periodima sređena.
Da je celokupna finansijska dokumentacija dostupna, i da se čuva za poslednjih pet godina (finansijski izveštaji i platni spiskovi čuvaju se trajno).